Cloudové služby štandardom budúcnosti?
Ukladanie správ, faktúr či iných papierových dokumentov online, sa stáva stále väčším hitom modernej doby. Je to pohodlnejšie a prehľadnejšie hlavne pre tých, ktorí patria do kategórie „neporiadnych“ a vo svojich odložených papieroch nemajú systém, ale vládne im tam doslova chaos.
Digitalizáciu využíva dnes už veľké množstvo ľudí, ktorí sa rozhodli uchovávať svoje dôležité dokumenty na online serveroch.
Úzko späté s týmto pojmom sú cloudové služby, ako jeden z nástrojov digitalizácie. Kto by ešte v dnešnej dobe nepoznal pojem Cloud, je to sieť serverov, z ktorých každý disponuje inou funkciou, ako je napríklad ukladanie dát, vykonávanie rôznych výpočtov a podobne. Na Cloude si užívatelia neukladajú len dokumenty, ale slúži napríklad aj ako úložisko fotografií, ktoré je možné synchronizovať prostredníctvom mobilu a pri jeho prípadnej strate k ním vie získať opäť prístup.
Výhody ukladania informácií online:
· Prehľadnosť – kategorizácia vložených súborov, jednoduché na vyhľadanie
· Šetrenie miesta – papiere, papiere, všade samé papiere. Cloud je skvelým prostriedkom ako uchrániť miestnosť pred neporiadkom z hŕby papierov.
· Jednoduchá fakturácia – platí sa len za to, čo sa naozaj využíva
· Cena ostáva konštantná, bez ohľadu na počet používateľov
· Záloha – pri strate telefónu sú fotografie stále dostupné, zálohované
Nevýhody ukladania informácii online:
· Možné hackerské útoky
· Obavy zo zverejnenia citlivých údajov, fotografií, ktoré by mohol niekto zneužiť
· Nutnosť internetového pripojenia – nevhod „načasované“ výpadky internetu môžu spôsobiť problémy
· Krátkodobý výpadok siete– možné výpadky Cloudu
Ukladanie dokumentov len v jednej podobe – online, v niektorých situáciách možné nie je. Ak firma potrebuje originál určitého výpisu, zmluvy a podobne, musí mať okrem elektronickej, odloženú aj papierovú formu.
Riešením na tento problém je služba nazývaná DOCKitIN, v ktorej je možnosť uloženia dokumentov v online aj offline podobe. V online verzii sú klasicky uložené v Cloude, čiže sú vždy k dispozícii. Offline podoba uchovania funguje na princípe uchovávania papierových foriem dokumentov v zabezpečených archívoch, do ktorých ich dopraví kuriér.
V súčasnosti ešte nevyužívajú všetky firmy elektronické ukladanie dokumentov, avšak vďaka jeho benefitom sa stáva stále populárnejším a jedného dňa možno nahradí papierovú formu úplne.